Estrategias para establecer y alcanzar tus metas

Probablemente tu como yo te has preguntado, ¿Cuál es el mejor camino para alcanzar mis metas? Pues bien, muy seguramente nos hacemos esta pregunta todos los días, no cabe duda que en los tiempos actuales vivimos bajo la premisa que todo es importante y también urgente.

Si tu día a día se identifica con lo anterior, muy seguramente has tratado de planear, hacer listas de prioridades, llevar una agenda, entre otras herramientas para alcanzar tus metas.

Si este es tu caso y aun así no logras lo proyectado, tal vez estás invirtiendo tu tiempo y energía sin la metodología adecuada.

Muchas veces sabemos de manera clara que queremos lograr, sin embargo, lo complejo suele ser el cómo llegar ahí, que paso o ruta debemos seguir. La pregunta clave es ¿Cómo debemos ejecutar las acciones que nos llevarán a conseguir esas metas tan anheladas?

En esta entrega hablaremos sobre Las 4 disciplinas de la ejecución o 4DX como se les conoce, estas nos ofrecen una metodología mediante la cual te resultará práctico y sobre todo bastante didáctico el concepto de la “ejecución”, la finalidad es proporcionarte un acercamiento general a un sistema que puede ser de utilidad, que podrá apoyarte para mejorar la ejecución y el rendimiento en diversos ámbitos, especialmente en el empresarial, sin olvidar el enfoque personal. Trataré de facilitar una comprensión clave de los aspectos de esta metodología, como la importancia de enfocarse en metas altamente importantes y crear sistemas de seguimiento.

Este artículo podría servir como una guía para aquellos interesados en mejorar su capacidad de ejecución y alcanzar sus metas con mayor eficacia, ya sea a nivel individual o si formas parte de una organización, te podrá ser útil tanto en lo personal como en lo profesional.

Esta metodología fue desarrollada por FranklinCovey, una de las organizaciones más reconocida del mundo, que a la fecha del presente análisis ha trabajado en más de 160 países, que brinda servicios de capacitación y evaluación en las áreas de liderazgo, efectividad individual y ejecución empresarial para organizaciones e individuos.

Las 4DX se componen de 4 disciplinas que nos llevarán a través del fascinante mundo de la “ejecución”, estas disciplinas son las siguientes:

1. Enfocarse en lo que es crucialmente importante;

2. Actuar sobre medidas de predicción;

3. Llevar un tablero de resultados convincente; y

4. Mantener una cadencia de rendición de cuentas.

Antes de internarnos en cada una de estas disciplinas, hay que entender el concepto del “Torbellino”, se define como todas aquellas actividades que mantienen a flote una organización o el trabajo del día a día, es aquello que es urgente y muchos líderes no ven la diferencia entre el torbellino y los objetivos estratégicos, dado que ambos son necesarios para que la organización sobreviva, estos conceptos compiten por el tiempo y recursos disponibles, ante esta lucha entonces lo importante será ejecutar las metas importantes sin dejar de lado lo urgente, ello implica necesariamente un cambio de conductas a nivel individual y organizacional para lograr consolidarse.

Enfocarse en lo crucialmente importante.

Los autores de esta metodología señalan, y con toda razón, que la implementación de la misma implica un cambio de paradigma, esto porque comúnmente se percibe que cuantas más metas te propongas será mejor, pero esa mecánica te llevará a no cumplirlas con la excelencia que imaginas, la fortaleza de las 4DX reside en su aplicación secuencial, es decir no te servirá de mucho tomar las disciplinas como piezas separadas, sino que deberás de aplicarlas como un sistema para que te sean eficaces.

Sin duda, el determinar la o las metas crucialmente importantes o MCI implica un ejercicio de reflexión y de selección fundamental, en esta disciplina te enfocarás en distinguir los resultados del día a día de aquellos que realmente te acercan a los resultados que te has puesto como meta.

En esta primera etapa habrá que enfocarse en una o dos MCI, teniendo en cuenta que esta no debe ser solo el establecer una meta para un mes o año, sino que se debe establecer un enfoque especial, es decir, enfocarse en aquellos aspectos individuales y específicos que se desea mejorar, así como establecer una fecha límite para su cumplimiento. Claro que podrás definir diversas MCI, pero esto dependerá en su caso del nivel de la organización.

Una vez que definas tu MCI deber de visualizar tu trabajo o el de tu equipo en dos bloques, uno en donde establezcas todo lo que necesitas lograr para llevar a cabo tu trabajo cotidiano (torbellino), debiéndote requerir aproximadamente el 80% de tu tiempo y recursos, y otro en donde se establezca lo más importante que quieres lograr, en donde invertirás en 20% de tu tiempo y recursos, siguiendo el Principio de Pareto.

Deberás de especificar muy bien la MCI y que esta sea medible con claridad, deberás de preguntarte ¿En dónde quieres generar los resultados más impactantes? En pocas palabras deberás elegir las acciones clave o como lo definen los autores, elige aquellas batallas que te hagan ganar la guerra.

Para establecer tu MCI, una vez definido lo anterior, deberás establecerlo como: “de X a Y en tal plazo”, es decir, debe contener tu resultado relevante así como una fecha límite para su cumplimiento, puede ser por ejemplo: “incrementar mis ingresos por ventas de un 20% a un 30% para el 31 de diciembre”.

En esta disciplina el cambio de conducta verdadero será transformar tus estrategias en algo “ejecutable”, con metas y tiempos específicos.

Actuar sobre medidas de predicción.

No todas las acciones son iguales, unas tienen mayor impacto que otras, es necesario identificar cuáles de las acciones que puedes realizar tiene esta característica, una vez identificadas, estas te permitirán alcanzar tu MCI.

Cualquiera que sea tu estrategia, tu progreso se basará en dos tipos de medidas: las históricas y las de predicción. Las medidas históricas sirven para el seguimiento de la MCI y las medidas de predicción se centran en las acciones de mayor impacto que tendrás que llevar a cabo que tengan el mayor impacto para alcanzar tu MCI, tiene dos características, la primera es que puede predecir si alcanzaras tu MCI, y la segunda es si tendrás influencia sobre estas medidas.

Las medidas de predicción permiten que enfoques tu energía de manera más eficaz en acciones que tendrán mayores resultados, lo ideal es definir medidas diarias o semanales que te acerquen a tu MCI, para en un intervalo semanal identificar aquellas acciones importantes que impulsen estas medidas.

Es fundamental la utilización de datos basados en medidas de predicción, dado que estos te permitirán acortar la brecha entre lo que sabes de debes de hacer y lo que realmente estás haciendo. Los autores de la metodología lo dicen bien cuando señalan que administrarte con medidas históricas es cómo manejar un automóvil con la mirada en el espejo retrovisor, esta afirmación en cierta dado que para mirar hacia adelante es necesario hacerlo basado en las medidas de predicción que nos indicarán si estamos haciendo las acciones correctas y de impacto necesarias para alcanzar nuestra MCI.

Hay que pensar en las medidas de predicción como una palanca, esta palanca tiene las dos características, la podemos mover (es influenciable) y es influenciable a través de nuestras acciones. Es importante señalar que no podrás crear medidas de predicción sino hasta que hayas definido con claridad tu MCI.

Como ejemplo sencillo podemos señalar lo siguiente:

MCI	Incrementar ingresos por ventas de un 20% a un 30% para el 31 de diciembre.
Medidas de predicción	Hacer 10 entrevistas semanales con clientes nuevos.
	Proponer servicios adicionales a 5 clientes semanalmente.

Llevar un tablero de resultados convincente.

Llevar un tablero de resultados convincente significa saber si estamos ganado el juego o no, es decir, necesitas crear un sistema visual que muestre claramente el progreso hacia las metas establecidas. Servirá para mantenerte informado y enfocado en de alcanzar tus indicadores históricos y de predicción. Aquí hay algunos puntos clave sobre lo que hace que un tablero de resultados sea efectivo:

• Visible: Tiene que estar ubicado donde lo puedas verlo fácilmente y asegurarte que estas constantemente al tanto de tu progreso. Es imprescindible ver la correlación entre las medidas de predicción y las medidas históricas.

• Simple: Debe ser fácil de entender a primera vista, mostrando solo la información más relevante. Debes ver si estás ganando o perdiendo, esto fomentará un mayor compromiso, evita información complicada.

• Contrapesar el torbellino: El tablero deberá visibilizar en tiempo real el avance y contribuir a equilibrar el tiempo y energía entre la MCI y el torbellino.

Un tablero de resultados convincente traduce las metas y estrategias en algo tangible. Para esta disciplina puedes utilizar gráficas, tablas, entre otras herramientas, siempre y cuando te sirvan para seguir enfocado en tu MCI y tus medidas de predicción.

Hasta este punto, las tres disciplinas señaladas sirven para obtener y afinar un enfoque, obtener mayor claridad y un grado de compromiso.

Mantener una cadencia de rendición de cuentas.

Deberás de establecer un ritmo para revisar y supervisar tu desempeño, esta última disciplina es la que garantizará que, no importa lo que pase a tu alrededor, llegues a tu meta.

Normalmente tanto en las organizaciones como en los individuos tendemos a pensar que las evaluaciones consisten en revisiones anuales y a lo sumo trimestrales, esto reduce la efectividad de un seguimiento a las acciones determinadas en las disciplinas anteriores, en este caso se plantea que la rendición de cuentas, aún y cuando sea contigo mismo, se lleva a cabo de manera semanal, en sesiones de entre 20 a 30 minutos y con un orden del día fijo, debiendo ser dinámicas.

Estas sesiones semanales deben de ser simples, quien participe debe rendir cuentas sobre las acciones implementadas para mover las medidas de predicción, analizar que se hizo de manera adecuada y que no se llevó a cabo con las condiciones que se establecieron y analizar sus causas.

Para estas sesiones existen tres reglas:

• La sesión debe ser siempre el mismo día de la semana y a la misma hora, este es el “ritmo”, debes de observar este como un ritual que no debes de romper en la medida de lo posible, la semana representa la unidad mínima, es lo suficientemente corta para mantenerte concentrado, pero con la suficiente duración como para que se cumplan los compromisos;

• El torbellino tiene prohibida la entrada a la sesión, es decir, ninguno de los aspectos relacionados a este concepto deberán de discutirse en ella, si se requiere tocar el tema del torbellino poder hacerlo en una sesión por separado, esto es dado que se requiere un nivel de concentración elevado para tratar la MCI y las medidas de predicción determinada, en resumen y para tu consideración, ningún acierto en el torbellino podrá compensarte los fallos en los compromisos relacionados con tu MCI; y

• Las sesiones deben ser de entre 20 y 30 minutos, esto servirá para enfocarte aún más en lo crucialmente importante.

Un ejemplo de lo anterior podría ser el siguiente:

• Rendir cuentas: hacer un reporte sobre los compromisos adquiridos y ejecutados;

• Revisar el tablero: en que acertamos, en que fallamos y que aprendizaje sacamos de ello; y

• Definir un plan: Que nuevos compromisos puedo hacer para seguir avanzando.

Siempre y cuando sigas las tres reglas, puedes estructurar tu propio orden del día.

En resumen.

Podemos afirmar que esta metodología te será de gran utilidad a la hora de plantearte o lograr aquellas cosas que siempre quisiste lograr pero que la falta de acciones claras o incluso el exceso de información y hasta sobre pensar las cosas te lo ha impedido, no digo que sea el único camino para logra tus metas, sino que apoyándote en ella podrás definir tu camino hacia ellas y te permitirá generar un modelo de actuación que te será útil en el futuro en lo personal y lo profesional.

En próximas entregas hablaremos más a detalle sobre esta metodología, hazme saber tu opinión y que temas te gustaría que abordáramos, están disponibles todos los medios de contacto.